關(guān)于做好文件材料歸檔工作的通知

發(fā)布時(shí)間:2015.05.15閱讀次數(shù):

各單位、各部門: 

為準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)地收集保存學(xué)院2014年在從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)院和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。根據(jù)《安徽農(nóng)業(yè)大學(xué)經(jīng)濟(jì)技術(shù)學(xué)院檔案管理辦法》(院行字(2014)8號)有關(guān)規(guī)定,現(xiàn)就做好歸檔工作通知如下:

一、歸檔范圍和歸檔時(shí)間:
  (一)機(jī)關(guān)各部、處、室,各單位形成的黨群、行政、學(xué)生、外事、財(cái)務(wù)、聲像類文件材料,經(jīng)系統(tǒng)整理后應(yīng)在5月底前歸檔。
  (二)各教學(xué)單位形成的教學(xué)綜合管理文件材料,經(jīng)系統(tǒng)整理后應(yīng)在5月底前歸檔,2015屆學(xué)生學(xué)業(yè)成績表應(yīng)在9月底前歸檔。
  (三)科研、基建、儀器設(shè)備類文件材料應(yīng)在項(xiàng)目驗(yàn)收(竣工)后6個(gè)月內(nèi)歸檔。
  (四)其它各類文件材料歸檔時(shí)限參照《安徽農(nóng)業(yè)大學(xué)經(jīng)濟(jì)技術(shù)學(xué)院檔案管理辦法》執(zhí)行。
  (五)為保證校內(nèi)各單位及時(shí)完整歸檔,檔案館主頁發(fā)布《各單位2014年文件材料歸檔進(jìn)度表》,及時(shí)通報(bào)各單位文件材料歸檔情況。
  (六)2015年10月,我館將接受安徽省檔案局的業(yè)務(wù)檢查,文件材料歸檔完整程度是業(yè)務(wù)檢查的基本指標(biāo),請各單位務(wù)必在歸檔期限內(nèi)實(shí)現(xiàn)歸檔。歸檔期限內(nèi)未能實(shí)現(xiàn)應(yīng)有文件材料歸檔的單位,我館將列出具體應(yīng)歸檔文件材料,通過電子郵件和電話向該單位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員發(fā)出催歸通知,催歸通知發(fā)出一個(gè)月之內(nèi),應(yīng)歸文件材料還不能歸檔的,我館將在學(xué)校主頁上通報(bào)該單位文件材料歸檔情況。
    二、質(zhì)量要求:
   (一)歸檔文件材料應(yīng)齊全完整;紙質(zhì)文件材料應(yīng)為原件;上級來文與文件處理單并存,本院文件與文件簽發(fā)單、定稿并存,正文與附件并存。
   (二)實(shí)行紙質(zhì)文件、電子文件雙套歸檔制。無電子文件的紙質(zhì)文件歸檔,有電子文件的與紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔;電子文件歸檔時(shí),必須同時(shí)提供紙質(zhì)文件。
   (三)本院形成的文件材料用紙應(yīng)規(guī)范,書寫、打印、用印等字跡應(yīng)清晰完整,責(zé)任者和成文時(shí)間應(yīng)標(biāo)明。
   (四)聲像材料歸檔時(shí)應(yīng)附有文字說明,并注明責(zé)任者、形成時(shí)間、內(nèi)容等,歸檔的聲像材料應(yīng)圖像清晰、音質(zhì)良好。

三、歸檔程序:
    各歸檔單位兼職檔案員負(fù)責(zé)統(tǒng)一向檔案館移交文件材料,移交時(shí)填寫《安徽農(nóng)業(yè)大學(xué)經(jīng)濟(jì)技術(shù)學(xué)院案移交(接收)登記簿》 ,一式二份,由移交單位和檔案館相關(guān)人員簽字接收,歸檔單位和檔案館各執(zhí)一份,以備查驗(yàn)。特此通知。
 
                                                                                                                      安徽農(nóng)業(yè)大學(xué)經(jīng)濟(jì)技術(shù)學(xué)院檔案館

                                                             2015年5月15日